De consulaire administratie moderniseren betekent de openbare dienstverlening dichter bij de burger brengen. Onder leiding van ereconsul Dr. Benoît AKANDO zet Ereconsulaat van Benin te Luik een nieuwe stap: dankzij het vernieuwde platform verlopen de meeste consulaire procedures voortaan online, van de eerste aanvraag tot de afspraak aan het loket.
Dit project zet een langdurig engagement voort. Sinds zijn installatie in 2016 ijvert Dr. AKANDO voor een toegankelijk, reactief en transparant consulaat voor alle Beninezen in Wallonië. Opnieuw maakt hij van digitalisering de hefboom van die ambitie, in lijn met de digitale transformatie van de openbare diensten in Benin.
Een ambitie: een consulaat dat altijd open is
Voor veel landgenoten betekende een consulaire procedure tot nu toe verplaatsingen, herhaalde telefoontjes en dossiers die terugkwamen omdat er een stuk ontbrak. Het platform lost dat op met een eenvoudig principe: elke gebruiker heeft zijn eigen ruimte, dag en nacht bereikbaar, op computer of smartphone.
Modernisering vervangt het menselijke contact met onze landgenoten niet: ze geeft het tijd terug. Elke minuut die we op papierwerk winnen, besteden we aan luisteren en begeleiden.
Wat het platform vandaag mogelijk maakt
Online een dossier indienen
Vanuit zijn persoonlijke ruimte kiest de gebruiker de gewenste dienst uit alle consulaire diensten (consulaire kaart, paspoort, burgerlijke stand, legalisaties, attesten…), bekijkt hij de vereiste stukken en laadt hij die rechtstreeks op. Elke aanvraag krijgt een uniek referentienummer en een bevestigingsmail.
De behandeling live volgen
Niet meer bellen om te weten hoe het dossier vordert: elke statuswijziging verschijnt in de gebruikersruimte en wordt gemeld per e-mail. Ontbreekt er een stuk, dan geeft de medewerker precies aan welk, en vult de gebruiker het online aan zonder opnieuw te beginnen.
Rechtstreeks contact met de behandelende medewerker
Elk dossier heeft zijn eigen berichtendraad. De vraag komt terecht bij de medewerker die de aanvraag behandelt, met de volledige context, en het antwoord wordt per e-mail gemeld.
Afspraak en betaling
Vereist een dienst een bezoek aan het loket, dan verschijnt de afspraak bovenaan het dossier en op het dashboard, samen met de lijst van mee te brengen originelen. De tarieven van elke dienst zijn transparant gepubliceerd, en de kosten kunnen per overschrijving of veilig online worden betaald.
Eenvoudig en veilig aanmelden
Geen vergeten wachtwoorden meer: de gebruiker meldt zich aan met een eenmalige code per e-mail, of met zijn Google-account. De ingediende documenten worden bewaard in een beveiligde omgeving, alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers.
Het consulaat op zak
De mobiele app voor iPhone neemt de gebruikersruimte over: hetzelfde account, dezelfde aanvragen. Een dossier dat op de computer begon, loopt verder op de smartphone, en omgekeerd.
Stap voor stap begeleid
Een geïllustreerd hulpcentrum begeleidt de gebruiker bij elke stap: een account aanmaken, een aanvraag indienen, een stuk toevoegen, de kosten betalen of het dossier volgen. De hele site is beschikbaar in het Frans, Nederlands en Engels.
Concrete winst voor iedereen
| Vroeger | Met het vernieuwde platform |
|---|---|
| Verplaatsing om een dossier in te dienen | Online indienen, op elk moment |
| Bellen om de voortgang te kennen | Live opvolging en e-mailmeldingen |
| Onvolledig dossier teruggestuurd | Ontbrekend stuk gemeld en online aangevuld |
| Verspreide brieven en contacten | Eén berichtendraad per dossier |
| Moeilijk te vinden informatie | Tarieven, termijnen en stukken per dienst gepubliceerd |
Voor de medewerkers van het consulaat centraliseert het platform de behandeling van de dossiers, standaardantwoorden, afspraken en de historiek van elke handeling. De behandeling is sneller, nauwkeuriger en volledig traceerbaar: een waarborg van kwaliteit en verantwoording tegenover de gebruikers.
Een visie op de toekomst
Deze modernisering is geen eindpunt, maar een etappe. Het platform blijft evolueren op basis van de feedback van de gebruikers, met dezelfde ambitie: de Beninse diaspora in Wallonië een efficiënte, transparante en nabije administratie bieden.
Door digitalisering in dienst te stellen van de burger plaatsen Dr. Benoît AKANDO en zijn team het Consulaat van Benin te Luik bij de modernste consulaire posten, en tonen ze aan dat een kwaliteitsvolle openbare dienst tegelijk veeleisend en toegankelijk kan zijn.
Er vandaag al gebruik van maken
- Maak uw account aan met uw e-mailadres.
- Vul uw profiel aan en kies de gewenste dienst.
- Laad uw stukken op en volg uw dossier tot de afronding.
Een vraag? Raadpleeg het hulpcentrum of schrijf het consulaat. Over de eerste stap van dit project leest u meer in ons artikel Online indienen van aanvragen geopend.
Trefwoorden van dit artikel
